E-archiwizacja
Dla klientów chcących wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji oferujemy usługę łączącą archiwizację klasyczną i elektroniczną: opracowanie dokumentów papierowych wg obowiązujących przepisów i stworzenie baz danych z szybkim dostępem do dokumentów w wersji elektronicznej.
Nie jest łatwo poradzić sobie z archiwizacją i przechowywaniem zasobów aktowych podmiotom wytwarzającym dokumentację osobową, płacową , księgową i inną Dlatego nasza spółka proponuje rozwiązania outsourcingowe. Archiwa naszej spółki przechowują dokumentację aktową w warunkach najwyższej klasy: klimatyzowane pomieszczenia , specjalistyczny system ułożenia dokumentów , najwyższej klasy zabezpieczenia antywłamaniowe oraz przeciwpożarowe, całodobowy dozór. Ponadto naszym Klientom zapewniamy stały dostęp do dokumentacji odpowiednie ekspertyzy Archiwum Państwowego, bezpłatny dojazd do zleceniodawcy oraz inne usługi bez dodatkowych opłat. Dokumentacja, której czas przechowywania minął jest niszczona w warunkach zapewniających zachowanie poufności powierzanych danych również bez dodatkowych opłat.
Archiwizacja dokumentów papierowych
Uzyskiwanie dokumentów przez klientów instytucjonalnych
Firma powierzająca dokumentację na przechowanie otrzymuje żądany dokument z powierzonego zbioru, na nośniku papierowym, niezwłocznie po otrzymaniu przez nas stosownego zapotrzebowania faxem lub e-mailem.
Czas realizacji zlecenia, procedura zniszczenia akt przeterminowanych
Czas realizacji zlecenia zależy od wielkości zbioru i dostosowany jest do potrzeb Klienta. Na życzenie nasze zlecenia wykonujemy również ekspresowo. Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej przez właściwy oddział Archiwum Państwowego, po dokonaniu ewentualnych ekspertyz. Akta przeterminowane są niszczone bezpłatnie w zakładach papierniczych bezpośrednio po ich dostarczeniu przez Arch-Data spółkę z o.o.. W razie potrzeby dostarczamy potwierdzenie zniszczenia tych akt wystawione przez zakład papierniczy. Archiwum używa tektur i papierów bezkwasowych zalecanych przez Archiwum Państwowe oraz klipsów polietylenowych, stosownych sznurów archiwalnych, środków zabezpieczających. Archiwum stosuje procedury zniszczenia materiałów przeterminowanych wydając certyfikat zniszczenia akt.
Opcje przechowywania dokumentacji
Opcjonalnie proponujemy również odpłatne wykorzystanie powierzchni Klienta lub przyjęcie dokumentacji do archiwum Arch-Data.
Pakiet oszczędności kosztowych (koszty osobowe)
Proponujemy wykorzystanie służb archiwizacyjnych i przejęcie osób w nich zatrudnionych do kontynuacji tych czynności w Arch-Data.
Skanowanie i indeksowanie dokumentów (bazy danych)
Usługowe przetwarzanie dokumentów obejmuje wiele etapów, z których najważniejsze to
Przygotowanie dokumentów do skanowania Najwyższą wydajność skanowania uzyskać można poprzez wykorzystanie skanerów przemysłowych wyposażonych w automatyczne podajniki do dokumentów (ADF). Urządzenia te pracują bez zarzutu, pod warunkiem prawidłowego przygotowania wsadu (paczki dokumentów). Przygotowanie takie polega na wyjęciu dokumentów z segregatorów, koszulek, skoroszytów; usunięciu zszywek lub spinaczy; usunięciu zagniotów, oraz ewentualnym poukładaniu dokumentów w określonej sekwencji. Dodatkowo - poszczególne dokumenty mogą być przedzielone separatorami, ułatwiającymi grupowanie wielu stron w jeden dokument (bez konieczności oddzielnego skanowania każdego z nich).
- Skanowanie dokumentów
W zależności od charakterystyki dokumentów dobieramy odpowiednie urządzenia i przekształcamy Państwa dokumenty do postaci elektronicznej. W przypadku jednorodnego wsadu i braku utrudnień związanych na przykład z niemożnością usunięcia oprawy - stosujemy wysoko-wydajne skanery przemysłowe wyposażone w odpowiednie podajniki (ADF). Dokumenty mogą być wówczas skanowane w trybie jednostronnym (simplex), lub dwustronnym (duplex). Drugi z tych trybów oznacza skanowanie obu stron dokumentu podczas jednego przejścia papieru.
- Rozpoznawanie treści dokumentu
Aby łatwiej identyfikować dokumenty i usprawnić proces indeksowania - możliwe jest zastosowanie mechanizmów rozpoznawania treści fragmentu lub całości dokumentu. Rozpoznawanie takie prowadzimy w oparciu o mechanizmy OCR (rozpoznawanie pisma drukowanego), ICR (rozpoznawanie pisma ręcznego, blokowego), czy wreszcie w oparciu o identyfikację kodu kreskowego.
- Indeksowanie
Skanowane dokumenty muszą zostać w odpowiedni sposób zidentyfikowane i opisane. Bez tej czynności jakakolwiek próba odnalezienia potrzebnej informacji stanie się zbyt czasochłonna, a - co za tym idzie - także zbyt kosztowna. Indeksowanie dokumentów możemy przeprowadzić w sposób automatyczny lub ręczny. W pierwszym wypadku - korzystając z zewnętrznej bazy danych - możemy rozpoznać fragment dokumentu, odszukać skojarzony z nim rekord bazy danych i wstawić odpowiednie wartości do pól indeksowych. W przypadku indeksowania ręcznego, operator - na podstawie obrazu skanowanego dokumentu - wprowadza odpowiednie opisy za pośrednictwem klawiatury. Najczęstszym sposobem indeksowania dokumentu jest połączenie metody automatycznej i ręcznej.
- Zapis
Dokumenty zeskanowane i poindeksowane zostają zapisane na wybranym przez Państwa nośniku. Najczęściej stosowanym medium jest tutaj płyta CD, na której zapisujemy obrazy dokumentów oraz skojarzone z nimi dane indeksowe. Tak przygotowane dane można łatwo wprowadzić do elektronicznego archiwum lub do dowolnego systemu wykorzystywanego przez Państwa. Jeżeli istnieje taka potrzeba - do płyty dołączyć możemy wyspecjalizowany program, który udostępni dokumenty bezpośrednio po włożeniu jej do napędu (bez konieczności instalowania jakiejkolwiek aplikacji).
- Wyszukiwarka
Dokumenty zeskanowane i poindeksowane zostają zapisane na nośniku w wersji programowej z zainstalowaną wyszukiwarką według ustalonego z Klientem klucza.
