Informacja - Twój biznesowy potencjał
Jakość-Poufność-Szybkość
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Arch-Data operates as a limited liability company. Our business spans across the European Union. Owing to our experience, improved by completing specialist services for recognized entities and constant trainings, we are professional suppliers of archive solutions: systems supporting circulation of documents and intellectual capital, as well as controlled destruction of documents. The main subject of the company's business operations are document archive services - archiving (organizing) and storing - for companies, assignees and liquidators.
Entities producing documentation are obliged to keep it in strictly described conditions; that is why, we encourage Companies to use the services of a professional archive which is in comply with requirements regarding document archive.
We offer the following:
preparation of facility archives
sorting of all types of documents using the best archive materials
storing documentation in a secure archive
short completion period which does not collide with the functioning of the facility
personnel and payroll document service
constant access to transferred documents
professional sorting of records
We guarantee:
high quality of services
express completion of the commission at the highest level
qualified archive workers
The subject of the offer is archiving and storing of records for entities producing personal, payroll, accountancy and other documents, which want to trust a specialized unit with its (personal and other) records and to decrease or eliminate the costs of hiring people to manage documents in your Company.
Our company's archives keep document records using top-class: rooms with air conditioning, specialized document organization system, anti-burglary and fire protection, and 24h supervision. Moreover, we provide our clients with constant access to documents, appropriate expert opinions, free-of-charge transport to the employer's location and other services with no extra charges. The documents whose storage period passed, are destroyed in conditions which guarantee that confidentiality of data will be kept at no extra charge.
The Company which transfers documents for storage receives the requested document from the set immediately - up to 24h - after we receive the proper request by fax or e-mail. For your convenience, there is also the possibility to acquire the scanned form of the document via e-mail. Employees of the facilities whose documents are managed by Enterprise Archive Sp. z o.o. will be able to acquire appropriate statements based on facility documents immediately after handing in the proper application.
Completion period of the commission, procedure of destroying outdated records
The completion period of the commission depends on the size of the set and is adjusted to the client's needs. Upon request, our commissions are also express. Outdated records are destroyed after potential expert opinions are completed. If needed, we provide a confirmation of the destruction of these records which is issued by a paper mill.
The archive uses cardboard and non-acid papers, as well as polyethylene clips, appropriate archive strings and safety measures. The archive uses procedure of destroying outdated materials and issues certificates of the destruction of records.
OFFER FOR BUSINESS - ELECTRONIC ARCHIVES
For clients who want to implement electronic circulation of documents, we offer a service which combines a classic archive with electronic processing of paper documents, according to current regulations, as well as creation of a database with quick access to documents in their electronic form.
ARCHIVE OFFER FOR ASSIGNEES AND LIQUIDATORS
The subject of the offer is archiving and storing of records from bankrupt and liquidated entities. It is aimed at assignees and liquidators who wish to trust a specialized unit with their (personal and other) records
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Arch-Data ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Unser Wirkungsgrad erstreckt sich auf das EU-Gebiet. Unsere Erfahrung, die wir durch Spezialleistungen für anerkannte Unternehmen sammeln und durch ständige Weiterbildung unserer Mitarbeiter sind die Grundlage für unsere Kompetenz als Anbieter von Lösungen im Bereich der Archivierung von unterstützenden Systemen für die Verwaltung von Unterlagen und intellektuellem Kapital sowie der kontrollierten Aktenvernichtung.
Kunden, die eine EDV einführen möchten, bieten wir einen Service, der die klassische mit der elektronischen Archivierung verbindet: die Erarbeitung von Druckakten nach den geltenden Bestimmungen und die Schaffung von Datenbanken mit einem schnellen Zugriff auf die Unterlagen in elektronischer Form.
Gegenstand des Angebotes ist die Archivierung und Lagerung von Aktenbeständen von Unternehmen mit Personal-, Lohn- und Gehalts-, Buchführungs- und anderen Akten, die ihre (Personal- und andere) Akten einem Spezialunternehmen überlassen möchten, um die Kosten der internen Datenarchivierung zu reduzieren oder aufzuheben. In den Archivdepots unserer Gesellschaft werden Aktenunterlagen in den bestmöglichen Bedingungen, d.h. in klimatisierten Räumen, unter Einsatz eines speziellen Einsortierungssystem, der besten Einbruchsicherheits- und Brandschutzsysteme sowie unter Aufsicht rund um die Uhr eingelagert. Darüber hinaus garantieren wir unseren Kunden ständigen Zugriff auf die Unterlagen, entsprechende Gutachten, kostenlose Anfahrt an den Auftraggeber und andere Leistungen ohne zusätzliche Gebühren. Unterlagen, die über die vorgesehene Zeit einlagert, wird unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und ohne weitere Kosten vernichtet.
Bei Dokumentenanforderung erhält der Kunde das Dokument aus dem Aktenbestand in Druckform, sofort nach Eingang einer Anforderung in Form von Fax oder E-Mail.
Die Abwicklungszeit einer Dokumentenanforderung hängt von der Größe des Aktenbestandes und wird an die Kundenwünsche angepasst. Auf Wunsch werden auch Eilaufträge abgewickelt. Überfällige Akten werden nach Anfertigung entsprechender Gutachten vernichtet. Überfällige Akten werden in den Papierwerken direkt nach der Anlieferung von der Fa. Archiwum Przedsiębiorstw spółka z o.o. vernichtet. Bei Bedarf erhalten Sie eine Bescheinigung von dem Papierwerk, dass wir die Akten vernichtet haben. Das Archiv benutzt Kartons und säurearmes Papier bzw. PE-Klammern, Archivschnur und andere Sicherheitsmittel. Die Vernichtung von überfälligen Akten geht mit der Ausstellung eines Aktenvernichtungszertifikats einher.
Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit einer kostenpflichtigen Belegung der Kundenflächen bzw. die Aufnahme der Akten in das Gesellschaftsarchiv an.
Das Angebot enthält auch Archivierungsdienste und Übernehme von Archivmitarbeitern zur Weiterführung der Archivierung in der Gesellschaft.
Die DV-Dienstleistungen bestehen aus mehreren Etappen, von denen die wichtigsten nachfolgend dargestellt werden:
Die höchste Scannqualität kann durch Einsatz der industriellen Scanngeräte mit automatischer Dokumentenaufgabe (ADF) erreicht werden. Diese Geräte arbeiten nur dann einwandfrei, wenn der Einsatz (Dokumentenstapel) richtig vorbereitet wird, d.h. wenn die Akten aus dem Ordner, den Hüllen und Heften herausgenommen, von den Klammern usw. befreit werden und ausgerichtet und in einer entsprechenden Reihenfolge in das Scanngerät aufgegeben werden. Zusätzlich können einzelne Dokumente in Gruppen aufgeteilt werden, was die Eingruppierung mehrerer Seiten in ein Dokument ermöglicht (ohne die Notwendigkeit, jedes einzelne Dokument gesondert einzuscannen).
Je nach Aktenart werden andere Vorrichtungen eingesetzt, um Ihre Unterlagen in die elektronische Form umzusetzen. Bei einheitlichen Akten ohne zusätzliche Behinderungen, z.B. ein schwer zu entfernbarer Umschlag, werden hochleistungsfähige industrielle Scanner mit entsprechenden Aufgabevorrichtungen (ADF) eingesetzt. Die Akten können dann einseitig (simplex) bzw. zweiseitig (duplex) eingescannt werden. Das zweitgenannte Verfahren bedeutet das gleichzeitige Scannen von beiden Aktenseiten.
Um die Akten einfacher identifizieren zu können und die Indexierabläufe zu beschleunigen ist es möglich, Texterkennungssysteme für Textpassagen bzw. ganze Texte einzusetzen. Die Texterkennungsprogramme arbeiten mit OCR (Erkennung von Druckschrift), ICR (Erkennung von Handschrift, Blockschrift) und schließlich mit der Strichkodeerkennung.
Die eingescannten Akten sind entsprechend zu kennzeichnen und zu beschriften. Ohne diesen Schritt wird jeder Versuch, das Dokument zu finden zu zeitaufwändig und, was damit einhergeht, zu kostspielig. Das Indexieren von Akten kann automatisch oder manuell erfolgen. Im ersten Fall, auf Grundlage einer internen Datenbank, kann ein Textfragment erkannt, ein damit verbundener Datensatz der Datenbank gefunden und entsprechende Werte in die Indexfelder eingegeben werden. Beim manuellen Indexieren gibt der Operateur auf Grundlage des eingescannten Aktenbildes entsprechende Beschreibungen mit der Tastatur ein. Meist werden beide Arten der Indexierung zusammen eingesetzt.
Eingescannte und indexierte Akten werden auf einem beliebigen Datenträger gespeichert. Das meistgewünschte Medium ist die CD-Platte, auf der die Aktenbilder und damit verbundene Indexdaten gespeichert werden. Die so vorbereiteten Daten können einfach in ein elektronisches Archiv bzw. in ein beliebiges, von Ihnen genutztes System eingegeben werden. Bei Bedarf erhalten Sie auch ein Spezialprogramm zum automatischen Öffnen von Akten direkt nach dem Einlegen der CD in das Diskettenlaufwerk(ohne die Notwendigkeit der Installation von zusätzlichen Anwendungen).
Eingescannte und indexierte Akten werden auf einem Datenträger im Programmformat zusammen mit einer nach einem mit dem Kunden vereinbarten Kode installierten Suchmaschine gespeichert.
Wir möchten Ihnen einen weiteren Service, die professionelle und überwachte Vernichtung von Akten aller Art entsprechend den geltenden rechtlichen Bestimmungen in der 3 - 5 Vertraulichkeitsklasse gem. DIN 32757 anbieten.
Gegenstand des Angebotes ist die Archivierung und Lagerung von Aktenbeständen von insolventen und aufgelösten Unternehmen. Das Angebot richtet sich an Insolvenzverwalter und Liquidatoren, die ihre Aktenbestände (Personalakten und andere) einem Fachunternehmen übergeben möchten.